TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
MEijän Hoiva Oy
Y-tunnus: 3219778-4
Kauppakatu 39 A 80100 joensuu
2. Rekisterin yhteystiedot
MEijän Hoiva Oy /Eeva Peura & Mervi Vartiainen
Kauppakatu 39 a
80100 Joensuu
0503287788 / 0503311414
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on MEijän Hoiva Oy:n ja asiakkaan sekä yhteistyökumppaneiden välinen toimeksianto ja palvelusuhde. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan hoidon ja palvelun järjestäminen, suunnittelu, toteuttaminen, seuranta ja laskutus. Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella. Keräämme henkilötietoja myös tilastointia, asiakaspalvelua, viestintää ja toiminnan kehittämistä varten. Henkilötietoja käsitellään myös yhteydenottojen, asioinnin, rekrytoinnin ja raportoinnin yhteydessä. Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille ammatinharjoittajille ja palveluntarjoajille tietolainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
4. Rekisterin tallennettavat henkilötiedot
Henkilötiedot, joita käsitellään ovat MEijän Hoiva Oy:n asiakkaana olevat tai aiemmin olleet henkilöt sekä muuten yhteydessä olleet henkilöt. Henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja laillisesti. Henkilötietoja käsitellään laillista tarkoitusta varten ja ainoastaan ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.
Asiakasrekisteriin voidaan tallennetaan seuraavat tiedot:
- Asiakkaan ja muun henkilön perustiedot: nimi, kotikunta, yhteystiedot, huoltajan/yhteyshenkilön tiedot
- Arkaluontoiset ja salassa pidettävät tiedot tallennamme manuaalisesti palvelusopimukseen ja sekä sähköisesti potilastietojärjestelmään. Kuten syntymäaika, henkilötunnus, terveyttä-, toimintakykyä- ja sairautta koskevat tiedot. (esim. esitiedot, hoidon suunnittelu ja -toteutus, kriittiset tiedot, seuranta, tutkimustulokset)
- Hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot.
- Siun soten kanssa tehdyssä toimeksiantosopimuksen mukaisessa toiminnassa syntyneet potilasrekisteriin sisältyvät tiedot. Näissä palveluissa syntyvien potilastietojen osalta Siun sote toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.
5. Henkilötietojen säilytysaika
MEijän Hoiva Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan, kunnes peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin palvelusopimus on voimassa MEijän Hoiva Oy:n kanssa. Säilytysajoissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. MEijän Hoiva Oy ei arkistoi henkilötietoja tai potilasasiakirjoja palvelusuhteen päättymisen jälkeen. Sähköisen potilastietojärjestelmän arkistoinnista vastaa järjestelmän tuottaja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- Asiakkaalta itseltään sekä asiakkaan nimeämältä lähiomaiselta/edunvalvojalta
- Palvelun ja hoidon aikana syntyneet ja saadut tiedot
- Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä
- Lakisääteiset valtakunnalliset terveydenhuollon rekisterit
- Asiakkaan suostumuksella ulkopuoliselta palvelunantajalta esim. vakuutusyhtiö.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Potilastiedot ovat arkaluontoisia henkilötietoja. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA- alueiden ulkopuolelle. Henkilötietoja ei luovuteta MEijän Hoiva Oy:n ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen käsittelijät ja suojauksen periaatteet
Henkilötieto- ja potilastietorekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne MEijän Hoiva Oy:n työntekijät, salassapitosopimuksella sidotut ammatinharjoittajat tai yhteistyökumppanin alaiset, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, ja joita sitoo erillinen tietosuojavaatimus. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä.
MEijän Hoiva Oy ja yrityksen työntekijät käsittelevät henkilötietoja. MEijän Hoiva Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (esim. kirjanpito, IT-tuki, rekrytointi) jolloin MEijän Hoiva Oy takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja MEijän Hoiva Oy:n rekisteriin on tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisterin ylläpitäjälle.
Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Suoramarkkinointikielto
Suostumuksen peruuttaminen
10. Tietosuojaselosteen muuttaminen ja päivittäminen
Kehitämme toimintaamme ja palveluitamme jatkuvasti. Pidätämme itsellämme oikeuden tehdä päivityksiä tietosuojaselosteeseen lainsäädännön muuttuessa tai MEijän Hoiva Oy:n toiminnan- tai tietosuojaperiaatteiden muuttuessa. Muutoksen tulevat voimaan, kun päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.